MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN

Prinsip Umum Manajemen Proyek

Fungsi Management dirumuskan oleh George R Terry sebagai POAC :

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan)
• Controlling (Pengendalian)

A. PLANNING
    mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. kegiatan yang dilakukan
dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Hal-hal yang perlu diketahui dalam proses planning :

1.  Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
2.  Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
3.  Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
4.  Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

 B. ORGANIZING
      Pengorganisasian kerja sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi.

Pengorganisasian berfungsi untuk

• Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan, adapun koordinasi dilakukan melalui mekanisme :

•  Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando), bersifat hirarkis
•  Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level), bersifat satu level
•  Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

C. ACTUATING (Penggerakan)
    Fungsi managemen untuk menggerakkan orang bergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pemimpin kelompok harus harus menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi pada anggota dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan yang telah disusun.

D. CONTROLLING (Pengendalian)
    Menjamin kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Controling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta tentang pelaksanaan pekerjaan dilapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.

KONSEPSI PROYEK

    Kegiatan proyek adalah:Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).

Proyek dan Program itu tidak sama.

Proyek:  Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program, berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas)  dg  alokasi sumber daya ttt  & untuk mencapai  sasaran yg  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).

Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu

Berikut struktur proyek

Konsep Managemen Proyek Pendidikan

    Manajemen proyek Pendidikan adalah Mengatur Proyek di Bidang Pendidikan dengan menggunakan pendekatan manajemen (proyek Pendidikan sebagai obyek kajian manajemen).

Tahapan Manajemen Proyek

• Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi  proyek)

•  Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)

• Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya

• Evaluasi: -monitoring – pengendalian

• Audit Proyek

• Terminasi: Penutupan proyek.